Prosjektgruppa består av (f.v.) Frank Harneshaug (prosjektleder), John Arild Hestenes, Astri Christine Bævre Istad, Daniel Høyemsvoll Spjutø, Helga-Gunn Bøe, Elisabeth Sande, Tone Ski Blindheimsnes, Dirk Lungwitz, Anita Sundnes og Anita Helene Bjørnøy.Et samarbeid i hele fylket
Digi Møre og Romsdal har startet arbeidet med anskaffelsen sammen med kommunene og IKT-samarbeidene i fylket. Alle de 27 kommunene i Møre og Romsdal deltar. Digi Møre og Romsdal eier prosjektet. Anskaffelsen bygger på kunnskap og erfaringer som kommunene har samlet inn det siste året.
Kommunene ønsker å få på plass en mer enhetlig og framtidsrettet måte å håndtere dokumentasjon på. De ønsker også systemer som fungerer bedre sammen på tvers av kommunene.
Dagens systemer gjør arbeidet krevende
Kommunene bruker i dag mange ulike systemer. De har også forskjellig praksis og flere manuelle arbeidsprosesser. Det kan gjøre det vanskelig å dele informasjon og samarbeide på en effektiv måte.
Samtidig møter kommunene nye krav. Den nye arkivloven stiller krav til hvordan offentlig dokumentasjon skal tas vare på. Kommunene må også ivareta informasjonssikkerhet og utvikle mer sammenhengende digitale tjenester.
Den felles anskaffelsen skal hjelpe kommunene med å møte disse kravene.
Skal utvikle felles løsninger og arbeidsmåter
Kommunene skal blant annet lage felles prinsipper for hvordan systemene skal bygges opp og fungere sammen. De vil også standardisere koblingene mellom systemene og bruke felles kodeverk.
Målet er ikke bare å kjøpe nye systemer. Kommunene vil også samarbeide mer om drift, forvaltning, opplæring og videre utvikling. Samarbeidet skal gjøre det lettere å bygge sterke fagmiljøer. Det skal redusere sårbarheten og sikre at kommunene har kompetansen de trenger over tid.
Seks mål for samarbeidet
Gjennom den felles anskaffelsen vil kommunene:
- etablere felles og standardiserte arbeidsprosesser
- gjøre det enklere å samarbeide på tvers av kommunegrensene
- redusere sårbarheten ved å bygge sterkere fagmiljøer
- bruke teknologi og automatisering bedre
- sikre en bærekraftig dokumentasjonsforvaltning
- få bedre vilkår og større påvirkning i møte med leverandørene
– Når 27 kommuner går sammen, får vi større innkjøpskraft enn om hver kommune kjøper systemer alene. Vi kan også stille tydeligere og mer samordnede krav til leverandørmarkedet, sier prosjektleder Frank Harneshaug.
Prosjektleder Frank Harneshaug.Flere fagområder deltar
Prosjektet har en prosjektgruppe og en styringsgruppe. I tillegg er det opprettet referansegrupper og lokale faggrupper som skal sikre at de ulike fagområdene blir hørt. Disse gruppene dekker områdene:
- arkiv og innsyn
- saksbehandling
- plan- og byggesak
- møte- og utvalgsbehandling
- sammenhengende tjenester
ROR-innkjøp bidrar med kompetanse om offentlige anskaffelser.
Skal gi et felles grunnlag for framtiden
Anskaffelsen skal legge grunnlaget for et langsiktig samarbeid mellom kommunene. Felles systemer og arbeidsmåter kan gjøre det enklere å dele erfaringer, utvikle kompetanse og forbedre løsningene. Målet er at kommunene skal kunne håndtere dokumentasjon på en tryggere og mer effektiv måte. Dette skal igjen støtte bedre tjenester for innbyggere, ansatte og folkevalgte.
Hva skjer når?
Etter en omfattende innsiktsfase er samarbeidsprosjektet nå i gang med gjennomføring av markedsdialog med leverandører. Forventet utlysing av anskaffelsen er februar 2027.