Prosjektet skal legge grunnlaget for anskaffelse av løsninger for saksbehandling, plan- og byggesaker, politisk møtebehandling, arkiv og innsyn. Målet er mer sammenhengende arbeidsprosesser, uten unødvendig dobbeltregistrering og manuelle oppgaver.
Ulike kommuner har ulike behov
Arbeidet er organisert i fem delprosjekter. Faggruppene har samlet inn og gjennomgått behov fra kommunene, mens delprosjektet for sammenhengende tjenester ser på integrasjoner og tekniske avhengigheter på tvers av fagområdene.
Kartleggingen viser at kommunene bruker dagens systemer forskjellig. Noen utfører mye av saksbehandlingen i sak- og arkivsystemet, mens andre bruker flere egne fagsystemer. Dette påvirker hvilke funksjoner, integrasjoner og tilganger de nye løsningene må ha.
Innen plan- og byggesak brukes rammeverket fra KS som utgangspunkt. Det må samtidig vurderes opp mot brukerhistorier og lokale behov. Også de andre faggruppene skal beskrive hva kommunene faktisk trenger, framfor å videreføre dagens løsninger slik de er.
Behovsgrunnlaget skal være klart 13. november. Deretter skal det videreutvikles til kravspesifikasjoner.
Løsningene må fungere sammen
Gjennom oktober og begynnelsen av november har prosjektet flyttet oppmerksomheten fra behovene innenfor hvert fagområde til sammenhengen mellom løsningene.
Et eksempel er overgangen mellom saksbehandling og politisk møtebehandling. Saksframlegg skal utarbeides i saksbehandlingssystemet og sendes videre til møtebehandling. Etter behandlingen må vedtaket komme tilbake til saksbehandleren.
Publisering av møtedokumenter, innsyn og arkivering må også ses i sammenheng. Det er foreløpig ikke valgt en felles publiseringsløsning.
Kartleggingen av systemer, integrasjoner og tekniske avhengigheter skal sikre god informasjonsflyt. Dette er særlig viktig dersom kommunene velger løsninger fra flere leverandører.
Markedsdialogen gir bedre krav
Høstens leverandørmøter har gitt prosjektet bedre innsikt i hvilke løsninger som finnes, og hvilke deler som kan anskaffes separat. Dialogen har også vist at prosjektet må skille mellom funksjonalitet som er tilgjengelig nå, og leverandørenes planer for framtidig utvikling.
I neste fase skal kravspesifikasjonene sendes til leverandørene for tilbakemelding før de ferdigstilles. Demonstrasjoner og realistiske brukstilfeller blir viktige i evalueringen. Det skal gjøre det mulig å undersøke hvordan løsningene fungerer i praksis.
– Tirsdag 17. november skal prosjektgruppen samles og presentere resultatene fra kartleggingen og behovene som gjenstår å avklare. Vi skal også bli enige om struktur og arbeidsform for utviklingen av kravspesifikasjonene, sier prosjektleder, Frank Harneshaug.
Prosjektleder Frank Harneshaug.Risiko og framdrift vurderes samlet
Prosjektgruppen arbeider med en overordnet risiko- og sårbarhetsanalyse. Den omfatter blant annet tid, kapasitet og kompetanse, samspillet mellom løsningene og kommunenes forberedelser til innføring.
Funn fra delprosjektene skal inngå i den samlede analysen, som etter planen ferdigstilles på samlingen 17. november.
Prosjektgruppen anbefaler at arkiv og innsyn anskaffes først, og at de øvrige løsningene anskaffes samlet etterpå. En slik endring må godkjennes av styringsgruppen.
Innføringen starter før løsningene er valgt
Kommunene og IKT-samarbeidene må allerede nå forberede overgangen fra dagens systemer. Det innebærer blant annet å rydde i dokumentasjonen, avslutte saker og avklare hvilke aktive saker som må videreføres.
Anskaffelsen må også ivareta behovet for tilgang til eldre dokumentasjon og overføring av data.
SSIKT (Søre Sunnmøre IKT) skal gå først i innføringsløpet. Erfaringene fra planlegging og gjennomføring skal deles med de øvrige IKT-samarbeidene.
Styrker organiseringen i neste fase
Prosjektet går nå inn i en fase som krever god informasjonsflyt, tydelig forankring og tilstrekkelig kapasitet. Derfor blir organiseringen styrket gjennom to tiltak:
- Tettere involvering av IKT-lederne – som inviteres inn i styringsgruppa
- Styrking av prosjektgruppa – som får inn en lokal innføringsleder fra SSIKT (Søre Sunnmøre IKT)
Tiltakene endrer ikke retningen for prosjektet. De skal styrke gjennomføringsevnen og bidra til at kommunene når milepælene og kommer i mål sammen.